72단계손으로 한 순서가 곧 설계도다

걸리는 시간 · 읽기 약 10분 · 따라 하기 약 40분 · 난이도 ★★☆ 실무

이 단계를 마치면

• 자동화할 업무를 여섯 줄 설계로 적을 수 있다.
• 몸에 밴 판단을 찾아 규칙으로 옮길 수 있다.
• 여섯 줄 가운데 기계에 넘길 줄과 사람이 맡을 줄을 나눌 수 있다.

"자동화 설계"라고 하면 순서도와 화살표가 빼곡한 도면부터 떠오를지 모른다. 실제로 하는 일은 훨씬 소박하다. 내가 이 일을 손으로 할 때 무엇을 어떤 순서로 했는지 적으면 된다. 거꾸로 말하면, 한 번도 손으로 해 보지 않은 일은 자동화할 수 없다. 어디서 막히고 어디서 판단이 들어가는지 모르기 때문이다.

왜 손으로 먼저 하는가

머릿속으로 떠올린 순서와 실제로 한 순서는 다르다. 떠올릴 때는 "실적 시트를 열어 요약한다"가 전부다. 막상 해 보면 그 사이에 판단이 여러 번 끼어든다. 어느 시트를 열지, 어느 행부터 볼지, 이상한 숫자가 보이면 어떻게 할지. 이런 판단은 몸에 배어 있어서 책상 앞에 앉아 적으려 하면 떠오르지 않는다. 손으로 하면서 적을 때만 잡힌다.

이 판단이 빠진 설계로 자동화를 만들면 어떻게 될까. 흐름은 멀쩡히 돌고 에러도 나지 않는다. 엉뚱한 숫자를 낼 뿐이다. 문제는 그 숫자가 틀렸다는 것을 아는 사람이 판단을 몸에 지닌 나 하나뿐이라는 점이다. 내가 휴가를 가면 아무도 모른다.

여섯 줄

적을 때는 여섯 줄이면 충분하다. 무엇을 얻으려는가, 재료는 어디 있는가, 어떤 지시를 주는가, 무엇이 나오는가, 누가 보는가, 누구에게 가는가.

첫 줄이 가장 짧고 가장 어렵다. "보고서를 만든다"로는 첫 줄이 되지 않는다. "임원이 월요일 회의 전에 지난주 핵심 지표와 이슈를 한 페이지로 본다"처럼 써야 한다. 받는 사람과 쓰임새가 들어가야 나머지 다섯 줄의 기준이 잡힌다. 무엇을 빼도 되는지, 몇 페이지면 되는지, 언제까지 보내야 하는지가 모두 첫 줄에서 나온다.

지시 줄에는 제1부에서 배운 다섯 칸 질문 틀을 채워 넣고, 이미 스킬로 만들었다면 그 스킬 이름을 적는다. 보는 사람 줄에는 사람이든 규칙이든 결과를 걸러 내는 역할을 적는다. 여기에는 "누가"뿐 아니라 "무엇을 대조하는가"까지 들어가야 한다. "팀장이 본다"로는 반쪽이다. "팀장이 매출 합계를 원본과 대조한다"라고 써야 온전하다.

여섯 줄을 전부 넘기지 않는다

여섯 줄을 적고 나면 기계에 넘길 줄과 사람이 맡을 줄이 보인다. 대개 재료를 모으고 결과를 만드는 일이 가장 품이 많이 들고, 기계에도 가장 잘 맞는다. 보는 일과 보내는 일은 처음에는 사람이 맡는다. 여섯 줄을 모두 자동화할 필요는 없다. 가장 품이 드는 한두 줄만 넘겨도 일의 무게가 달라진다.

부서가 달라도 여섯 줄은 같고, 채우는 내용만 다르다. 마케팅이라면 재료는 광고 성과 시트와 캠페인 일정이고, 보는 사람은 예산 숫자를 대조한다. 고객지원이라면 재료는 문의 메일이고, 보는 사람은 분류가 맞는지 몇 건을 골라 확인한다. 인사라면 재료에 개인정보가 섞이기 쉬우니 재료 줄에 "무엇을 빼고 넘기는가"를 덧붙인다.

현장 장면

경영지원팀 김 팀장은 매주 임원 회의 자료를 만든다. 처음 적은 설계는 한 문장이었다. "실적 자료를 모아 요약해서 임원에게 보낸다." 이대로 Claude에게 맡겨 한 번 돌려 보았다.

결과물은 깔끔했다. 표는 반듯했고 문장도 매끄러웠다. 그런데 찬찬히 들여다보니 이상한 곳이 하나둘 눈에 들어왔다. 기간이 지난 두 주에 걸쳐 있었고, 반품이 매출에 섞여 있었으며, 주간 보고를 올리지 않은 팀은 표에서 아예 사라져 있었다. 겉보기에 멀쩡해서 더 위험한 결과였다. 이대로 임원 회의에 올라갔다면 누가 알아챘을까.

김 팀장은 이번 주 월요일, 이 일을 직접 손으로 하면서 하는 일을 하나하나 적었다. 그러자 몸에 밴 판단 세 가지가 드러났다. 첫째, "지난주"는 월요일부터 일요일까지다. 둘째, 매출 합계에서 반품은 뺀다. 셋째, 주간 보고를 아직 올리지 않은 팀은 빈칸으로 두지 않고 "미제출"이라고 적는다. 셋 다 처음 설계에는 없던 판단이다.

김 팀장은 이 판단을 넣어 여섯 줄로 다시 적었다.

• 무엇을 얻으려는가: 임원이 월요일 회의 전에 지난주 핵심 지표와 이슈를 한 페이지로 본다.
• 재료는 어디 있는가: 공유 드라이브의 실적 시트(지난주 월~일 행만), 팀별 주간 보고 문서 폴더.
• 어떤 지시를 주는가: 지난 분기에 만든 주간 보고 스킬. 반품 제외, 미제출 팀 표시 규칙을 스킬에 더한다.
• 무엇이 나오는가: 한 페이지 요약. 지표 표 하나, 이슈 세 줄, 미제출 팀 목록.
• 누가 보는가: 김 팀장이 매출 합계, 신규 계약 수, 미수금 세 숫자를 원본과 대조한다.
• 누구에게 가는가: 임원 채널에 김 팀장이 직접 올린다.

같은 재료로 다시 돌리자 기간과 합계가 맞았고, 미제출 팀도 따로 표시됐다. 김 팀장은 재료 모으기와 결과 만들기만 자동화하기로 했다. 보는 일은 자신이 맡고, 보내는 일은 확인을 마친 뒤 직접 누른다.

따라 하기

1. 71단계에서 동그라미 친 업무 하나를 고른다. 성공 기준: 이번 주 안에 손으로 한 번 해 볼 수 있는 업무다.
2. 이번 주에 그 업무를 손으로 한 번 하면서, 하는 일을 하나하나 적는다. "잠깐, 이건 빼야지" 하고 멈칫한 순간도 적는다. 성공 기준: 스무 줄 가까이 나왔다. 다섯 줄 안팎이면 판단이 빠졌을 가능성이 크다.
3. 적은 내용을 여섯 줄(무엇을 얻으려는가·재료는 어디 있는가·어떤 지시를 주는가·무엇이 나오는가·누가 보는가·누구에게 가는가)에 나눠 담는다. 성공 기준: 어느 줄에도 들어가지 않고 남는 내용이 없다. 남는 것이 있으면 첫 줄로 돌아가 목표를 다시 본다.
4. 각 줄 옆에 "자동화" 또는 "사람"을 적는다. 성공 기준: "누가 보는가"와 "누구에게 가는가"는 사람으로 되어 있다.
5. 아래 프롬프트로 Claude에게 빠진 판단을 질문으로 뽑게 하고, 답을 해당 줄에 더한다. 성공 기준: 판단이 세 개 이상 붙었다.
6. 여섯 줄을 동료 한 명에게 보여 주고 "이대로 대신 할 수 있겠느냐"고 묻는다. 성공 기준: 동료가 되묻지 않고 할 수 있다고 답했다. 되물으면 그 답을 해당 줄에 더한다.

복사해 쓰는 프롬프트

내가 손으로 하는 업무 순서를 아래에 적었다. 이것을 여섯 줄로 정리해 줘.

[손으로 한 순서를 한 줄씩]

여섯 줄: 무엇을 얻으려는가 / 재료는 어디 있는가 / 어떤 지시를 주는가 / 무엇이 나오는가 / 누가 보는가 / 누구에게 가는가
각 줄마다: 하는 일 / 들어가는 것과 나오는 것 / 자동화할지 사람이 할지에 대한 제안
그리고 내가 적지 않았지만 실제로는 판단이 들어갔을 것 같은 대목을 질문으로 뽑아 줘. 답은 내가 한다.

막히면 이렇게

실습 파일

공개 저장소에 올려 둔 가공 자료와 양식이다. 회사 자료 대신 먼저 이것으로 해 본다.

• 샘플 자료 월간매출.csv · 12개월(2025년 4월~2026년 3월) × 제품군 5개의 온라인·대리점 매출과 반품
• 채워 쓰는 양식 자동화_설계서.md · 손으로 한 순서와 여섯 줄 설계, 트리거·예약 지시·확인 지점·실패 알림·비용 계산

스스로 점검

• ☐ 여섯 줄의 첫 줄에 받는 사람과 쓰임새가 모두 들어 있는가.
• ☐ 손으로 할 때 하던 판단이 세 개 이상 규칙으로 적혀 있는가.
• ☐ "누가 보는가" 줄에 무엇을 대조하는지가 적혀 있는가.

기억할 것

• 손으로 해 보지 않은 일은 설계할 수 없다. 머릿속 판단까지 빠짐없이 적었는지 확인한다.
• 여섯 줄 가운데 첫 줄이 가장 짧고 가장 어렵다. 받는 사람과 쓰임새를 먼저 적는다.