15단계내 업무 프롬프트 다섯 개

걸리는 시간 · 읽기 약 10분 · 따라 하기 약 60분 · 난이도 ★★☆ 실무

이 단계를 마치면

• 내 반복 업무 가운데 프롬프트로 만들 다섯 개를 고를 수 있다.
• 모든 일에 붙는 문장은 프로젝트 지침으로, 일마다 다른 문장은 업무 프롬프트로 나눌 수 있다.
• 내일 회사에서 대괄호만 바꿔 붙여 넣을 프롬프트 다섯 개를 갖는다.

지난주에 정말 잘 먹힌 프롬프트가 하나 있었다고 해 보자. 이번 주에 같은 일이 돌아왔을 때, 여러분은 그 프롬프트를 찾아 쓰겠는가, 아니면 다시 짧은 요청을 입력하겠는가? 솔직히 대부분은 후자다. 바쁘기 때문이다.

9단계부터 우리는 질문 틀을 채우고, 맥락과 예시를 건네고, 형식과 근거 순서를 정하고, 되묻게 하고, 고쳐 쓰고, 긴 문서를 쪼개 읽히는 법을 익혔다. 이제 이것들을 내 업무에 맞춘 프롬프트 다섯 개로 묶을 차례다. 다섯이라는 숫자는 한 주 업무에서 반복되는 일을 대강 덮으면서도 한곳에서 다듬기에 부담 없는 개수다.

무엇을 고를까

기준은 얼마나 자주 하느냐다. 한 주에 여러 번 비슷한 설명을 쓰는 일, 매번 같은 양식으로 내야 하는 문서, 받을 때마다 읽기 벅찬 자료가 후보다. 의외로 멋진 일보다 지겨운 일이 좋은 후보다. 자주 쓸수록 다듬을 기회가 많고, 다듬은 만큼 쌓인다.

표의 마지막 행은 이 과정 내내 지킬 원칙이다. 밖으로 나가거나 되돌릴 수 없는 일은 프롬프트가 아무리 좋아도 초안까지만 맡긴다.

지침과 프롬프트로 나눈다

다섯 개를 골랐으면 내용을 둘로 나눈다. "나는 어떤 회사에서 어떤 일을 맡고 있다", "모르는 것은 먼저 물어봐", "자료에 없는 사실은 만들지 마", "결론 먼저"처럼 모든 일에 공통으로 붙는 문장은 5단계에서 만든 프로젝트 지침에 넣는다. 10단계에서 뽑은 말투 규칙도 이리로 온다. 지침에 넣어 두면 그 프로젝트의 대화마다 저절로 적용된다.

일마다 다른 것, 곧 이번 상황과 할 일, 이 업무에만 해당하는 조건과 형식은 업무 프롬프트 다섯 개로 따로 모아 둔다. 공통 문장을 지침이 가져갔으니 업무 프롬프트는 짧아지고, 짧을수록 대괄호만 바꿔 쓰기 쉽다. 헷갈리면 이렇게 물어보자. "이 문장을 다섯 업무 모두에 붙여도 되는가?" 된다면 지침이고, 하나라도 어긋나면 그 업무 프롬프트에 남긴다.

다섯 개가 한 번에 완성되지는 않는다. 한 주 써 보며 어긋난 범위로 고칠 곳을 정한다. 한 업무에서만 어긋나면 그 프롬프트를, 여러 업무에서 같은 식으로 어긋나면 지침을 고친다. 매번 같은 확인 질문이 나오면 그 답을 해당 항목에 옮겨 적는다.

이 다섯 개는 뒤에서 다시 쓰인다. 제2부에서는 이 프롬프트로 문서와 표를 결과물로 받아 내고, 제5부에서는 이 가운데 하나를 골라 스킬로 만든다. 오늘 잘 다듬어 둘수록 그때 할 일이 줄어든다.

다섯 개를 실제로 만들어 가는 과정을 한 영업본부장의 한 주로 따라가 보자.

현장 장면

사무용 가구를 파는 중견 회사의 영업본부 황 본부장은 지난 한 주를 돌아보다 놀랐다. Claude에게 맡겼거나 맡길 만했던 일이 열 개가 넘었다. 그중 자주 하는 순서대로 다섯 개를 골랐다. 주간 영업 회의 안건 정리, 고객사 미팅 전 준비 메모, 제안서 초안 검토, 월간 실적 요약, 고객 불만 답장 초안.

다섯 개를 각각 다섯 항목으로 써 보니 겹치는 문장이 눈에 들어왔다. "사무용 가구 영업본부장이다", "읽는 사람은 대개 본부 팀장들이다", "결론 먼저", "자료에 없는 숫자는 만들지 마", "모르는 것은 세 개 이내로 먼저 물어봐". 황 본부장은 이 문장들을 영업본부용 프로젝트의 지침에 넣었다. 고객 불만 답장에만 필요한 "고객 존댓말, 사과는 한 문장"은 그 업무 프롬프트에 남겼다. 나머지 넷은 보고체였기 때문이다.

그 프로젝트 안에서 다섯 개를 하나씩 던져 봤다. 네 개는 쓸 만했는데 월간 실적 요약이 어긋났다. 전년 대비 숫자가 들어가 있었지만, 이 회사는 계획 대비로 실적을 본다. 이 업무에만 해당하는 문제라 그 프롬프트의 어디까지 항목에 "비교 기준은 연초 계획"을 더했다. 그런데 주간 회의 안건과 미팅 준비 메모에서는 확인된 것과 추정한 것이 섞여 있었다. 여러 업무에 걸친 문제였으므로 이번에는 지침에 "추정한 내용은 (추정)이라고 표시해"를 더했다.

한 주 뒤 황 본부장은 다섯 개를 한 문서에 모았다. 프롬프트마다 업무 이름과 언제 쓰는지를 짧게 적었고, 고객사 이름이 남은 곳이 없는지 마지막으로 확인했다. 가장 자주 쓴 고객 미팅 준비 메모에는 스킬로 만들 후보라고 표시해 두었다.

따라 하기

1. 지난 한 주를 돌아보며 맡겼거나 맡길 만했던 반복 업무를 모두 적고, 위의 기준 표로 걸러 다섯 개를 고른다. - 성공 기준: 다섯 개 모두 한 주에 한 번 이상 하는 일이고, 기밀 자료 없이 연습할 수 있다.
2. 다섯 개를 각각 다섯 칸 질문 틀로 쓴다. 9단계부터 저장해 둔 프롬프트가 있으면 가져온다. - 성공 기준: 다섯 개 모두 다섯 항목이 채워져 있다.
3. 다섯 개에 공통으로 들어가는 문장을 모아 5단계의 프로젝트 지침에 넣고, 업무 프롬프트에서는 뺀다. - 성공 기준: 프로젝트 안의 새 대화에서 "지금 지침에 무엇이 있는지 요약해줘"라고 물으면 내가 넣은 문장이 나오고, 업무 프롬프트는 처음보다 짧아졌다.
4. 그 프로젝트 안에서 다섯 개를 하나씩 실제로 던져 보고, 어긋난 범위에 따라 프롬프트나 지침을 고친다. - 성공 기준: 다섯 개 모두 결과를 조금만 손봐 쓸 수 있다.
5. 완성된 다섯 개를 한 문서에 모아 저장한다. 프롬프트마다 업무 이름과 언제 쓰는지를 붙이고, 기밀이 들어간 곳이 없는지 확인한다. - 성공 기준: 동료에게 이 문서를 건네도 대괄호만 바꿔 쓸 수 있고, 기밀이 없다.

복사해 쓰는 프롬프트

[프로젝트 지침 초안]

나는 [회사 종류]의 [직책]이고, 주로 [업무 범위]를 맡는다.
내가 쓰는 결과물은 주로 [누가] 읽는다.

모든 대화에서 다음을 지켜줘.
- 시작 전에 결과를 크게 바꿀 확인 사항이 있으면 세 개 이내로 먼저 물어봐.
- 내가 준 자료에 없는 사실이나 숫자는 만들지 말고, 모르면 모른다고 적어.
- 추정한 내용은 (추정)이라고 표시해.
- 결론을 먼저 쓰고 근거를 뒤에 붙여.
- 말투는 [보고체 / 사내 메신저체], 불필요한 인사말은 빼.
- 메일 발송, 삭제처럼 밖으로 나가거나 되돌릴 수 없는 일은 초안까지만 만들고 내 확인을 받아.

[업무 프롬프트 틀: 다섯 개를 이 형식으로 만든다]

업무 이름: [예: 주간 회의 안건 정리]
언제 쓰나: [예: 매주 월요일 오전, 회의 전]

[누구로서] (지침에 있으면 생략. 이 업무만 다르면 적는다)
[왜] 이번 건은 [상황 한두 문장]. 읽는 사람은 [누구].
[무엇을] 첨부한 [자료]로 [해 달라는 일].
[어디까지] [이 업무만의 조건].
[어떤 형식으로] [모양, 분량, 순서].

막히면 이렇게

스스로 점검

• ☐ 한 주에 한 번 이상 하는 업무 다섯 개가 프롬프트로 저장되어 있는가?
• ☐ 공통 문장이 프로젝트 지침에 들어가 있고, 그 프로젝트 안에서 다섯 개를 모두 던져 봤는가?
• ☐ 저장한 문서에 회사 기밀이 남아 있지 않은가?

기억할 것

• 모든 일에 붙는 문장은 지침으로, 일마다 다른 문장은 프롬프트로 나눈다.
• 자주 하는 지겨운 일이 가장 좋은 프롬프트 후보다.
• 한 업무에서 어긋나면 프롬프트를, 여러 업무에서 어긋나면 지침을 고친다.