18단계목차부터 합의하는 프레젠테이션

걸리는 시간 · 읽기 약 5분 · 따라 하기 약 30분 · 난이도 ★★☆ 실무

이 단계를 마치면

• 장표를 만들기 전에 목차만 받아 빼고, 더하고, 순서를 바꿀 수 있다.
• 장표 제목을 주장이 담긴 문장으로 쓰게 할 수 있다.
• 합의한 목차로 발표자 노트가 들어간 파워포인트 파일을 받을 수 있다.

"발표 자료 만들어 줘." 잠시 뒤 장표가 한 뭉치 든 파워포인트 파일이 도착한다. 색도 곱고 도식도 그럴듯하다. 그런데 넘기다 보면 묘하게 불편해진다. 내가 하려던 이야기가 아니기 때문이다.

주제만 주고 완성본을 받으면 장표 수도, 흐름도, 강조점도 Claude가 정한다. 그때부터 고치려면 장표마다 일일이 다시 설명해야 한다.

왜 목차가 먼저인가

발표 자료에서 가장 공이 드는 것은 흐름이다. 무엇을 먼저 말하고, 어디서 숫자를 보여 주고, 어디서 요청을 꺼낼 것인가. 그런데 완성된 장표 뭉치 안에서는 흐름이 잘 보이지 않는다. 색과 그림에 눈이 먼저 가기 때문이다.

그래서 순서를 바꾼다. 먼저 장표마다 제목과 할 말을 한 문장씩 적은 목차만 받는다. 이것을 읽으며 빼고, 더하고, 순서를 바꾼다. 목차가 합의되면 그때 장표를 채운다. 목차에서는 문장 하나만 고치면 될 일이, 완성본에서는 장표 여러 장을 뜯어고치는 일이 된다.

단계를 거꾸로 밟지 않는 것이 요령이다. 장표를 채운 뒤 흐름이 어색하면 장표와 씨름하지 말고 목차로 돌아가 다시 합의한다.

제목은 문장으로

장표 한 장에는 메시지 하나만 담고, 제목은 주제어 대신 문장으로 쓰게 한다. "교육 일정"보다 "첫 주는 교육만 한다"가, "시장 현황"보다 "경쟁사는 배송 속도로 승부한다"가 낫다. 주제어 제목은 그 장이 무엇에 관한 것인지만 알려 주지만, 문장 제목은 그 장에서 무엇을 믿어야 하는지까지 알려 준다.

얻는 것이 두 가지다. 발표자가 말을 놓쳐도 청중은 제목만 읽고 따라온다. 그리고 점검이 쉬워진다. 제목만 위에서부터 이어 읽어 이야기가 되면 흐름이 맞은 것이고, 이야기가 끊기는 곳이 바로 고칠 곳이다.

발표 상황에 따라 목차에서 챙길 것도 달라진다.

서식과 발표자 노트

회사 서식이 있으면 서식 파일을 올려 따르게 한다. 색과 글꼴이 완전히 같지 않을 수 있으니 마지막 정렬과 그림 교체는 사람이 한다. 로고나 제품 사진처럼 회사 안에 있는 그림은 Claude가 알 수 없으므로 들어갈 공간만 비워 두게 한다. 발표자 노트는 줄줄 읽을 원고보다 잊지 말아야 할 말 두세 개로 받는 편이 실제로 쓰기 좋다. 발표 시간을 알려 주면 거기 맞는 장표 수도 제안해 준다.

목차부터 합의하는 방식이 실제로 얼마나 시간을 아껴 주는지, 인사팀의 사례로 살펴보자.

현장 장면

인사팀 정 부장은 신입사원 온보딩 설명회 자료를 준비하고 있었다. "신입사원 온보딩 발표 자료 만들어 줘"라고 하자 파워포인트 파일이 곧바로 나왔다. 앞쪽 여러 장이 회사 연혁과 조직 소개였고, 정 부장이 정말 전하고 싶었던 "첫 달에 누구에게 무엇을 물어야 하는가"는 뒤쪽 한 장에 겨우 들어 있었다. 고치려면 거의 모든 장표를 다시 설명해야 할 형편이었다.

정 부장은 새 대화를 열었다. "듣는 사람은 입사 첫 주 신입사원이다. 설명회가 끝나면 첫 달 일정과 누구에게 물어야 하는지를 알아야 한다. 지금은 장표를 만들지 말고 목차만 줘. 제목은 문장으로." 받은 목차에도 연혁이 두 장이었다. "연혁은 한 장으로 줄이고, 자주 묻는 질문 장을 끝에서 둘째에 넣어 줘. '누구에게 물어보나' 장은 셋째로 당겨 줘."

두 번째 목차에서 비로소 흐름이 잡혔다. 제목만 이어 읽어도 "첫 주는 교육만 한다, 모르는 것은 버디에게 먼저 묻는다, 첫 달 끝에 팀장과 면담한다"로 이야기가 흘렀다. 그제야 정 부장은 서식 파일을 올리고 파워포인트 파일을 요청했다. 받은 파일을 두고 한 일은 로고와 사진을 넣고 한 장의 글자 크기를 키운 것이 전부였다.

따라 하기

1. 발표 주제, 듣는 사람, 발표가 끝나고 청중이 알아야 할 것을 한 문장씩 적는다. 성공 기준: "청중이 알아야 할 것"이 낱말이 아닌 문장으로 적혀 있다.
2. 아래 프롬프트로 목차만 받는다. 성공 기준: 파일 없이 장표 제목과 할 말이 한 문장씩 오고, 제목이 모두 문장이다.
3. 목차에서 한 장을 빼고, 한 장을 더하고, 순서를 한 번 바꿔 달라고 한다. 성공 기준: 요청한 세 곳만 바뀌고 나머지 제목은 그대로다.
4. 제목만 위에서부터 소리 내어 읽는다. 성공 기준: 제목만으로 이야기가 끊기지 않는다. 끊기면 그곳을 지적해 한 번 더 고친다.
5. "이 목차로 파워포인트 파일을 만들어 줘"라고 하고, 발표자 노트를 열어 본다. 성공 기준: 장표 제목이 합의한 목차와 같고, 노트만 보고 장마다 말로 설명할 수 있다.

복사해 쓰는 프롬프트

[발표 주제]로 발표 자료를 만들려고 한다.

듣는 사람: [청중]
발표가 끝나면 청중이 알아야 할 것: [한 문장]
발표 시간과 상황: [예: 주간 임원 회의 한 꼭지]

지금은 장표를 만들지 말고 목차만 줘.
- 장표마다 제목과 그 장에서 할 말을 한 문장씩
- 제목은 주제어 대신 주장이 담긴 문장으로
- 발표 시간에 비해 장표가 많거나 적으면 먼저 말해 줘
- 흐름이 이상한 곳이 있으면 이유와 함께 먼저 말해 줘
내가 목차를 확정하면 그때 파워포인트 파일로 만들어 줘. 장표마다 발표자 노트에 잊지 말아야 할 말 두세 개를 넣어 줘.

막히면 이렇게

스스로 점검

• ☐ 파일을 받기 전에 목차 단계에서 적어도 한 번 고쳤는가
• ☐ 장표 제목만 이어 읽어도 발표의 이야기가 되는가
• ☐ 로고, 사진, 실제 숫자처럼 사람이 넣어야 할 부분을 따로 표시해 두었는가

기억할 것

• 목차에서 고치면 문장 하나, 완성본에서 고치면 장표 여러 장이다.
• 제목은 문장으로 쓴다. 제목만 이어 읽어 이야기가 되는지로 초안을 점검한다.