57단계프로젝트 매니저로 쓰기

걸리는 시간 · 읽기 약 5분 · 따라 하기 약 25분 · 난이도 ★★☆ 실무 · 처음엔 건너뛰어도 되는 단계 · 화면 확인 2026.09.27

이 단계를 마치면

• 지저분한 회의록에서 결정 사항과 할 일을 나눠 표로 받을 수 있다.
• 담당과 기한을 추측하지 않게 하고, 빈칸을 회의의 숙제로 돌릴 수 있다.
• 지난 할 일 표와 비교해 미뤄지는 일을 찾아낼 수 있다.

회의를 마치고 문을 나설 때는 모두가 무엇을 하기로 했는지 안다고 믿는다. 일주일 뒤에 다시 물어보면 기억이 제각각이다. 누가 하기로 했더라? 언제까지였지? 그래서 프로젝트 매니저의 첫 번째 일은 회의가 끝나자마자 할 일, 담당, 기한을 적어 돌리는 것이다. 이 단계에서는 그 일을 Claude에게 맡긴다.

뽑는 기준을 먼저 준다

회의록은 대개 지저분하다. 발언이 뒤섞이고, 결정이 난 건지 논의만 한 건지 분명하지 않다. "다음 주쯤 한번 보죠" 같은 말은 할 일인지 아닌지부터 애매하다. 기준 없이 뽑으라고 하면 Claude는 친절하게 해석한다. "한번 보죠"를 할 일로 만들고, 말한 사람을 담당으로 적고, "다음 주쯤"을 금요일로 바꿔 놓는다. 표는 깔끔해지지만 정작 그 사람은 그런 약속을 한 적이 없다. 이 표가 참석자들에게 돌면 없던 약속이 생겨난다.

그래서 무엇을 할 일로 볼지 기준부터 준다.

기준의 요점은 이렇다. 담당자 이름이 나온 것만 할 일로 본다. 기한이 없으면 비워 두고 "기한 없음"이라고 쓴다. 결정 사항과 할 일은 따로 나눈다. 여기에 더해 할 일마다 회의록의 근거 문장을 붙이게 한다. 근거 문장이 있으면 "내가 언제 그러겠다고 했느냐"는 물음에 바로 답할 수 있다.

보내기는 사람이 한다

뽑은 할 일 표를 참석자에게 보내는 일은 사람이 한다. Claude에게 메일 초안까지 쓰게 할 수는 있지만, 보내기 버튼은 내가 누른다. 밖으로 나가는 일은 사람이 확인한다는 원칙이 여기서 처음으로 실제 쓰임을 얻는다. 할 일 표에는 남의 이름과 기한이 적혀 있어서, 틀린 채로 나가면 바로잡는 데 품이 많이 든다. 메일이나 메신저와 연결하는 방법은 제7부에서 다룬다.

진가는 이어 보기에서 드러난다

프로젝트 매니저로 쓸 때 가장 쓸모 있는 것은 이어 보기다. 회의가 거듭될수록 지난 표와 이번 표를 비교할 일이 늘어난다. 같은 폴더에 회의록과 할 일 표를 날짜별 이름으로 쌓아 두면 Claude가 흐름을 따라가며 "회의 때마다 미뤄지는 일"을 찾아낸다. 사람 PM이 가장 놓치기 쉬운 부분이다. 매번 "다음 회의 때 다시 보자"로 넘어간 일은 누구의 표에도 빨간 줄로 표시되지 않는다.

이어 보기를 하려면 폴더 구조를 조금 바꾼다. "재료" 안에 "회의록"과 "할일표" 두 폴더를 따로 두고, 파일 이름은 날짜로 시작한다. 그래야 Claude가 순서를 헷갈리지 않는다.

업종과 부서에 따라 뽑을 항목도 달라진다. 개발 조직이라면 "막힌 것"을 더하고, 영업 조직이라면 "고객에게 약속한 것"을 따로 둔다. 고객에게 한 약속은 내부 할 일보다 무겁다. 임원 회의라면 할 일보다 결정 사항이 중요하니 결정 사항 표를 앞에 둔다.

현장 장면

신사업팀 윤 팀장이 협력사와 두 시간짜리 회의를 마치고 돌아왔다. 회의록은 녹음을 받아쓰기로 옮긴 긴 문서다. 말이 끊기고 겹친 곳투성이다.

윤 팀장은 회의록을 넣고 "할 일 정리해 줘"라고 맡겼다. 할 일이 열다섯 개 나왔다. 모든 항목에 담당과 기한이 빼곡히 채워져 있었다. 깔끔했다. 너무 깔끔해서 이상했다. 회의에서 기한까지 정한 일은 몇 개 되지 않았기 때문이다. 근거를 물었더니, 협력사 담당자가 지나가듯 한 "다음에 한번 이야기해 보죠"라는 말이 "협력사 담당, 다음 주 금요일"로 둔갑해 있었다. 이 표를 그대로 협력사에 보냈다면 상대는 적잖이 당황했을 것이다.

윤 팀장은 지시를 다시 썼다. 담당 이름이 나온 것만 할 일로 보고, 기한은 추측하지 말고, 할 일마다 회의록 근거 문장을 붙이라고 했다. 지난 회의의 할 일 표도 함께 넣고 "끝난 것, 이어지는 것, 새로 생긴 것"으로 나누라고 했다.

할 일은 여덟 개로 줄었다. "기한 없음"이 셋, "담당 불분명"이 둘이었다. 지난 표와 비교한 결과에서는 눈여겨볼 대목이 나왔다. 샘플 납품 일정이 두 회의째 "이어지는 것"에 머물러 있었다. 윤 팀장은 "담당 불분명" 두 건의 담당을 곧바로 정하고, 샘플 일정은 다음 회의 첫 안건으로 올렸다. Claude가 써 둔 메일 초안에서는 협력사에 보낼 부분만 남겨 직접 다듬은 뒤 보냈다.

따라 하기

1. 가공한 회의록 하나를 "재료"에 넣는다. 지난 회의의 할 일 표가 있으면 함께 넣는다. 성공 기준: 회의록에 담당이 분명한 일, 분명하지 않은 일, 애매한 말이 섞여 있다. 없으면 한두 줄 넣어 둔다.
2. 할 일로 볼 기준을 한 문장으로 적는다. 예: 담당자 이름이 나온 것만. 성공 기준: 문장마다 기준에 맞는지 아닌지 판단할 수 있다.
3. 아래 프롬프트로 맡긴다.
4. 결과 표에서 "담당 불분명"과 "기한 없음"을 먼저 본다. 성공 기준: 내가 일부러 넣어 둔 애매한 말이 할 일 표에 들어가지 않았다.
5. 할 일 두세 개를 골라 근거 문장을 회의록에서 찾아본다. 성공 기준: 근거 문장이 회의록에 실제로 있고, 담당과 기한이 그 문장과 맞는다.
6. 지난 표가 있으면 "이어지는 것"을 본다. 성공 기준: 두 번 이상 미뤄진 일이 있는지 말할 수 있다.
7. 참석자에게 보낼 메일 초안을 받는다. 메일은 내가 읽고 직접 보낸다.

복사해 쓰는 프롬프트

너는 이 프로젝트의 매니저다.

재료: 재료 폴더의 [이번 회의록 파일], [지난 할 일 표 파일, 없으면 없음]

할 일:
1. 회의록에서 결정 사항과 할 일을 나눈다.
2. 할 일은 담당자 이름이 나온 것만 표로 만든다. 열: 할 일 / 담당 / 기한 / 회의록 근거 문장
3. 할 일로 보이지만 담당이 분명하지 않은 것은 "담당 불분명" 표에 따로 모은다.
4. 기한이 없으면 비워 두고 "기한 없음"이라고 쓴다. 기한을 추측하지 않는다.
5. "한번 보죠"처럼 약속인지 애매한 말은 할 일로 넣지 않고 "논의만 함"에 적는다.
6. 지난 표가 있으면 끝난 것 / 이어지는 것 / 새로 생긴 것으로 나누고, 두 번 이상 이어진 일을 표시한다.

결과물: 결과 폴더에 [날짜]_할일.xlsx로 저장.
참석자에게 보낼 메일 초안도 따로 써 줘. 메일은 보내지 않는다.

막히면 이렇게

스스로 점검

• ☐ 할 일 표의 모든 줄에 회의록 근거 문장이 붙어 있는가.
• ☐ "담당 불분명"과 "기한 없음"을 누가 언제 채울지 정했는가.
• ☐ 메일 초안을 내가 읽고 고친 뒤 직접 보냈는가.

기억할 것

• 담당과 기한은 추측하지 않게 한다. 빈칸은 회의의 숙제다.
• 할 일마다 근거 문장을 붙인다. 그래야 없던 약속이 생기지 않는다.
• 할 일 표는 Claude가 쓰고, 보내기는 내가 누른다.