54단계데이터 분석가로 쓰기
엑셀 묶음을 맡기고 표와 차트로 받는다.
걸리는 시간 · 읽기 약 5분 · 따라 하기 약 40분 · 난이도 ★★☆ 실무 · 화면 확인 2026.09.27
이 단계를 마치면
- 여러 엑셀 파일을 합치기 전에 구조 차이를 먼저 보고받을 수 있다.
- 질문 하나에 답하는 비교표와 차트를 엑셀 파일로 받을 수 있다.
- 받은 숫자를 원본과 맞춰 검산하고, 사실과 추측을 구분할 수 있다.
회사의 숫자는 좀처럼 한 파일에 모여 있지 않다. 지점마다 따로 보낸 월별 매출 파일, 양식이 조금씩 다른 시트, 머리글 이름이 제각각인 표. 이걸 하나로 합치는 데만 반나절이 간다. 정작 숫자를 들여다볼 시간은 그다음에야 생긴다. Claude를 데이터 분석가로 쓰면 이 합치기부터 덜어 낼 수 있다.
질문이 먼저다
맡기기 전에 질문부터 정한다. "이 데이터를 분석해 줘"는 질문으로 치기 어렵다. "지점별로 지난 분기와 이번 분기를 비교해서 줄어든 곳을 찾아 줘" 정도는 되어야 질문이다. 질문이 있어야 어떤 표와 차트가 필요한지 정해진다. 19단계에서 차트를 만들 때 "무엇을 보고 싶은지만 말한다"고 했던 것과 같은 원리다.
질문 없이 맡기면 Claude는 할 수 있는 분석을 모두 한다. 합계, 평균, 월별 추이, 지점별 순위, 상관관계까지 시트가 여러 장 생긴다. 보기에는 풍성하지만 내가 정말 알고 싶은 한 가지는 그 속에 파묻힌다. 게다가 분석이 많을수록 검산할 곳도 늘어난다. 질문을 하나로 좁히면 결과물이 줄고, 결과물이 줄면 확인하기 쉬워진다.
| 질문의 종류 | 예 | 맞는 표·차트 |
|---|---|---|
| 비교 | 지점별 지난 분기 대비 이번 분기 | 두 기간을 나란히 둔 표, 묶은 막대 차트 |
| 추이 | 월별 매출이 어떻게 움직였나 | 월을 가로축에 둔 표, 꺾은선 차트 |
| 구성 | 매출이 어느 제품군에서 나오나 | 비중 표, 누적 막대 차트 |
| 이상값 | 평소와 크게 다른 달이나 지점이 있나 | 기준과의 차이 표, 조건부 서식 |
합치기 전에 차이부터
여러 파일을 합칠 때 가장 위험한 곳은 머리글이다. 한 지점은 "매출액", 다른 지점은 "매출(원)", 또 다른 지점은 "순매출"이라고 적었다고 하자. 앞의 둘은 같은 뜻일 수 있지만 "순매출"은 반품을 뺀 숫자일 수 있다. 이걸 같은 열로 합치면 그 뒤의 숫자가 모두 틀어진다. 단위도 마찬가지다. 한 파일은 원 단위, 다른 파일은 천 원 단위일 수 있다.
그래서 합치기 전에 파일마다 구조가 어떻게 다른지 먼저 보고받는다. 머리글, 단위, 기간, 빈 행과 합계 행의 위치를 확인하고, "이 두 열은 같다, 이 열은 다르다"를 내가 정해 준 다음에 합치게 한다. 머리글의 뜻을 아는 사람은 나다. Claude는 이름이 비슷하면 같은 것으로 보기 쉽다.
검산과 수식
받은 결과는 반드시 검산한다. 17단계의 원칙 그대로다. 원본 파일에서 합계 하나를 직접 더해 비교해 본다. 모든 숫자를 다 볼 수는 없으니 틀리기 쉬운 곳을 고른다. 전체 합계, 가장 큰 지점 하나, 머리글이 달랐던 파일 하나.
결과 엑셀에 수식이 살아 있는지도 본다. 숫자만 박혀 있으면 원본이 바뀔 때마다 다시 맡겨야 하고, 그 숫자가 어떻게 나왔는지 따라갈 수도 없다. Claude에게 "계산 과정을 시트 하나에 따로 정리해 둬라"라고 요청하면 검산이 한결 쉬워진다.
해석은 사람이 한다
분석 결과의 해석은 사람이 맡는다. Claude는 "이 지점이 줄었다"까지는 정확히 보여 줄 수 있다. 하지만 왜 줄었는지, 그래서 무엇을 할지는 현장을 아는 사람이 판단할 일이다. 공사로 매장 앞길이 막혔는지, 점장이 바뀌었는지는 엑셀에 나오지 않는다. Claude가 이유를 추측해 적었다면 추측이라고 표시하게 하고, 결정 자료에 그대로 옮기지 않는다.
부서마다 질문은 달라도 순서는 같다. 재무팀은 예산 대비 실적 차이를, 인사팀은 부서별 근속과 이직 흐름을, 마케팅팀은 캠페인별 반응 수치를 묻는다. 어느 경우든 질문 하나를 정하고, 구조 차이를 보고받고, 합치고, 표와 차트를 만들고, 검산한다. 개인정보가 든 인사 데이터는 이름과 사번을 지우거나 바꾼 뒤에 넣는다.
현장 장면
유통 회사 운영팀 최 부장은 이번 주 임원 회의에서 매출이 줄어든 지점을 보고해야 한다. 손에는 지점 여섯 곳이 보낸 분기 매출 엑셀 파일이 있다.
최 부장은 파일 복사본을 "재료"에 넣고 "이 파일들을 합쳐서 분석해 줘"라고 맡겼다. 결과 엑셀을 열자 시트가 일곱 장이나 있었다. 지점별 합계, 월별 추이, 제품군 비중, 순위 등등. 정작 최 부장이 알고 싶던 "어디가 줄었나"는 네 번째 시트에 묻혀 있었다. 그런데 뭔가 이상했다. 한 지점의 숫자가 유난히 작았다. 원본을 열어 보고서야 이유를 알았다. 그 지점만 천 원 단위로 적어 보냈는데, 합치면서 단위를 맞추지 않은 것이다. 이대로 회의에 들고 갔다면 멀쩡한 지점 하나가 매출이 급감한 곳으로 찍혔을 것이다.
최 부장은 결과 폴더를 비우고 다시 맡겼다. 이번에는 질문을 한 문장으로 적었다. "지점별로 지난 분기 대비 이번 분기 매출이 줄어든 곳은 어디인가." 그리고 한 문장을 더했다. "파일마다 머리글, 단위, 기간이 어떻게 다른지 먼저 표로 보고하고, 내가 확인하면 합쳐라."
Claude의 구조 보고에는 한 지점의 단위가 천 원이라는 것, 또 다른 지점은 "순매출"이라는 머리글을 쓴다는 것이 적혀 있었다. 최 부장은 담당자에게 전화를 걸어 순매출이 반품을 뺀 숫자라는 것을 확인하고, 그 지점은 비교에서 따로 표시하라고 했다.
최종 엑셀에는 비교표 한 장, 막대 차트 하나, 계산 과정 시트 하나만 있었다. 최 부장은 전체 합계와 가장 큰 지점의 합계를 원본에서 직접 더해 맞춰 봤다. 맞았다. Claude가 적어 둔 "줄어든 이유 추측"은 회의 자료에서 빼고, 해당 지점장에게 직접 물어볼 질문으로 바꿨다.
따라 하기
- 가공한 샘플 엑셀 파일 세 개 이상을 "재료"에 넣는다. 머리글 이름과 단위를 일부러 조금씩 다르게 해 둔다. 성공 기준: 파일마다 적어도 한 곳이 다르다.
- 이 데이터로 답하고 싶은 질문 하나를 한 문장으로 적는다. 성공 기준: 물음표로 끝나고, 위 표의 질문 종류 가운데 하나에 들어간다.
- 아래 프롬프트로 맡기고, 합치기 전 구조 보고를 먼저 읽는다. 성공 기준: 내가 일부러 심어 둔 차이가 보고에 모두 나왔다. 빠진 것이 있으면 알려 준다.
- 머리글 대응과 단위를 내가 정해 주고 진행하라고 말한다.
- 결과 엑셀을 열어 전체 합계와 지점 하나의 합계를 원본에서 직접 더해 맞춰 본다. 성공 기준: 두 숫자가 모두 맞는다.
- 결과 셀 하나를 눌러 수식이 들어 있는지 본다. 성공 기준: 셀에 수식이 보이고, 계산 과정 시트가 따로 있다.
- 차트가 내 질문에 답하는지 본다. 성공 기준: 차트만 보고 질문의 답을 한 문장으로 말할 수 있다. 말할 수 없다면 무엇을 보고 싶은지만 다시 말한다.
복사해 쓰는 프롬프트
너는 우리 팀의 데이터 분석가다.
질문: [예: 지점별로 지난 분기 대비 이번 분기 매출이 줄어든 곳은 어디인가]
재료: 재료 폴더의 엑셀 파일 전부
순서:
1. 파일마다 시트 구조, 머리글, 단위, 기간, 합계 행 위치를 읽고 서로 다른 점을 표로 보고해. 아직 합치지 마.
2. 내가 머리글 대응과 단위를 정해 주면 그대로 하나의 표로 합쳐.
3. 질문에 답하는 비교표 하나와 차트 하나를 만들어. 질문과 상관없는 분석은 더하지 않는다.
규칙:
- 재료 폴더의 파일은 고치지 않는다.
- 결과 엑셀에는 수식을 살려 두고, 계산 과정을 별도 시트에 정리한다.
- 원인에 대한 추측은 "추측"이라고 표시하고 따로 적는다.
결과물: 결과 폴더에 [파일 이름].xlsx 하나로 저장.
다 끝나면 전체 합계와 파일별 합계를 알려 줘. 내가 원본과 맞춰 볼 거야.
막히면 이렇게
| 증상 | 원인 | 처방 |
|---|---|---|
| 한 지점의 숫자만 유난히 작거나 크다 | 단위가 다른 파일을 그대로 합쳤다 | 구조 보고에 단위 항목을 넣게 하고, 단위를 내가 정해 준 뒤 다시 합친다 |
| 시트가 잔뜩 생겨 답을 찾기 어렵다 | 질문 없이 "분석해 줘"라고 했다 | 질문을 한 문장으로 적고 "질문과 상관없는 분석은 더하지 마라"를 넣는다 |
| 결과 셀에 숫자만 있고 수식이 없다 | 수식을 살리라는 지시가 없었다 | "수식을 살리고 계산 과정 시트를 따로 둬라"를 더해 다시 만들게 한다 |
| 결론에 이유가 사실처럼 적혀 있다 | 추측과 사실을 구분하지 않았다 | 추측 표시를 요구하고, 회의 자료에는 사실만 옮긴다 |
실습 파일
공개 저장소에 올려 둔 가공 자료와 양식이다. 회사 자료 대신 먼저 이것으로 해 본다.
- 샘플 자료 영업_방문기록.csv · 영업 사원 네 명의 3월 방문 기록 30건
- 샘플 자료 월간매출.csv · 12개월(2025년 4월~2026년 3월) × 제품군 5개의 온라인·대리점 매출과 반품
- 샘플 자료 재고현황.csv · 물류센터 두 곳의 품목별 현재고·안전재고·입고예정 26행
- 샘플 자료 연구노트_샘플.md · 공공·연구 사례용. 가람시 리필스테이션 시민 설문(400명) 결과표와 연구원 메모
스스로 점검
- ☐ 합치기 전에 파일별 구조 차이를 보고받고 내가 대응을 정해 주었는가.
- ☐ 결과의 합계 가운데 적어도 하나를 원본에서 직접 더해 맞춰 보았는가.
- ☐ 결과 자료에서 추측으로 표시된 부분을 사실과 따로 두었는가.
점검 해설 보기
- 합치기 전에 파일별 머리글, 단위, 기간, 합계 행 위치의 차이를 표로 받았고, 내가 일부러 심어 둔 차이가 모두 나왔으며, 머리글 대응과 단위를 내가 정해 준 뒤에 합쳤으면 통과다. 바로 합쳤다면 「합치기 전에 차이부터」를 다시 읽고 결과 폴더를 비운 뒤 「복사해 쓰는 프롬프트」의 1번 순서부터 다시 맡긴다.
- 전체 합계나 지점 하나의 합계를 원본에서 직접 더한 숫자가 있고, 그 숫자가 결과와 맞으면 통과다. 아직이라면 「검산과 수식」대로 전체 합계, 가장 큰 지점, 머리글이 달랐던 파일 가운데서 골라 더해 보고, 결과 셀에 수식이 살아 있는지도 본다.
- 원인에 대한 추측이 "추측"으로 표시되어 사실과 떨어져 있고, 회의 자료에는 사실만 옮겼으면 통과다. 섞여 있다면 「해석은 사람이 한다」를 다시 읽고 「현장 장면」의 최 부장처럼 추측을 현장에 물어볼 질문으로 바꾼다.
기억할 것
- "분석해 줘" 대신 질문 하나를 준다.
- 합치기 전에 차이부터 보고하게 한다. 머리글 하나가 뒤의 숫자 전부를 좌우한다.
- 합계 하나는 반드시 손으로 맞춰 본다. 해석은 사람이 한다.