80단계우리 부서 자동화 지도
반복 업무를 모두 적고, 자동화할 순서를 매깁니다.
걸리는 시간 · 읽기 약 10분 · 따라 하기 약 60분 · 난이도 ★★★ 심화
이 단계를 마치면
- 부서의 반복 업무를 표 한 장짜리 자동화 지도로 그릴 수 있습니다.
- 효과와 위험, 두 기준으로 자동화 순서를 매길 수 있습니다.
- 모든 자동화에 주인을 정해, 주인 없는 흐름이 생기지 않게 할 수 있습니다.
이런 장면을 떠올려 봅시다. 같은 부서의 두 사람이 같은 원본 시트로 각자 주간 요약을 자동화했습니다. 부서 회의에서 두 사람이 내놓은 매출 숫자가 서로 다릅니다. 누구 숫자가 맞을까요? 둘 다 맞을 수도, 둘 다 틀릴 수도 있습니다.
제9부의 마지막 단계입니다. 지금까지는 흐름 하나를 끝까지 만들었습니다. 이제 부서 전체로 넓힙니다. 한 사람이 흐름 하나를 만드는 일과, 부서가 무엇을 어떤 순서로 자동화할지 정하는 일은 전혀 다릅니다.
왜 지도가 필요한가
순서 없이 각자 만들면 세 가지 문제가 생깁니다. 같은 일을 두 사람이 따로 자동화합니다. 같은 원본을 서로 다른 규칙으로 읽어 숫자가 둘로 갈립니다. 그리고 아무도 관리하지 않는 흐름이 곳곳에 남습니다. 만든 사람이 다른 팀으로 옮기면, 그 흐름은 누가 고쳐야 하는지 모른 채 돌다가 어느 날 조용히 멈춥니다. 지도는 이 세 가지를 막는 가장 값싼 장치입니다.
지도에 들어갈 항목
자동화 지도는 표 한 장입니다. 행에는 부서의 반복 업무를, 열에는 이 부에서 배운 항목을 둡니다. 규칙이 분명한가(72단계), 틀려도 되돌릴 수 있는가(72단계), 트리거(74단계), 필요한 스킬과 연결자(제6·8부), 승인 단계가 필요한가(77단계), 실패를 어떻게 알아채나(78단계), 한 달 비용(79단계), 담당자. 표를 채우고 나면 무엇부터 할지가 거의 저절로 보입니다.
효과와 위험
순서는 효과와 위험, 두 기준으로 매깁니다. 효과는 이 일에 드는 시간과 횟수, 그리고 이 일을 하는 사람의 수입니다. 위험은 틀렸을 때의 피해와 되돌리기 어려운 정도입니다.
| 위험 낮음 | 위험 높음 | |
|---|---|---|
| 효과 큼 | 첫째. 바로 만듭니다 | 둘째. 초안까지만 자동화하고 승인 단계를 둡니다 |
| 효과 작음 | 셋째. 여유가 생기면 만듭니다 | 만들지 않습니다. 손으로 하거나 맡기고 확인합니다 |
효과가 작은 일은 뒤로 미룹니다. 만들고 고치는 데 드는 품이 아끼는 품보다 클 수 있습니다. 자동화는 한 번 만들고 끝나지 않습니다. 원본 형식이 바뀌면 고치고, 요금이 바뀌면 다시 계산하고, 한 달에 한 번 점검합니다. 이 품까지 계산에 넣습니다.
모든 자동화에는 주인이 있다
지도에는 담당자 항목이 반드시 들어갑니다. 자동화에도 주인이 있어야 합니다. 흐름이 멈췄을 때 누가 고치는지, 퇴사하거나 부서를 옮길 때 누구에게 넘기는지. 주인 없는 자동화가 78단계의 조용한 실패를 낳습니다. 담당자 란에는 팀 이름 대신 사람 이름을 적습니다. "경영지원팀"은 주인이 될 수 없습니다. 팀원 모두가 주인이면 아무도 주인이 아닙니다. 대신 볼 사람의 이름도 한 명 더 적습니다.
이 지도는 한 번 그리고 서랍에 넣어 둘 문서가 못 됩니다. 분기에 한 번 다시 엽니다. 새로 생긴 반복 업무를 더하고, 만든 자동화가 잘 도는지 적고, 효과가 없던 자동화는 끕니다. 끄는 것도 지도가 할 일입니다. 이 지도는 제10부의 사용 사례와 제11부의 운영 규칙에 재료가 됩니다.
칼럼에서 읽기 「지능형 제품의 조건 (김문수 교수의 AX전략가이드)」
“셋째, 책임 소유권이 빠졌다. 예측 정확도라는 지표에 이름을 걸고 책임지는 사람이 없다. 매출에는 책임자가 있고 원가에도 책임자가 있는데, 정확도에는 없다. 주인 없는 지표는 개선되지 않는다.”
「지능형 제품의 조건」에서 시스템을 몇 년마다 갈아엎게 만드는 원인 가운데 하나로 꼽은 것이 이것입니다. 자동화 흐름도 다르지 않습니다. 담당자 란에 사람 이름이 적혀 있어야 흐름이 멈췄을 때 누군가 고치고, 분기마다 지도를 다시 열 때 무엇이 나아졌는지 물을 사람이 생깁니다.
현장 장면
한 중견기업 경영지원부가 회의를 한 번 잡아 지도를 그렸습니다. 부서원들이 반복 업무를 포스트잇에 적어 붙이니 스무 개 가까이 나왔습니다. 겹치는 것을 합치자 열두 개가 남았고, 그중 다섯 개를 먼저 지도에 올렸습니다. 주간 실적 요약, 문의 분류, 회의록 정리, 비용 정산 확인, 협력사 계약 갱신 알림.
아래 프롬프트로 초벌 지도를 받았습니다. Claude는 주간 실적 요약과 회의록 정리를 첫째로, 문의 분류를 둘째로 두었습니다. 그런데 걸리는 곳이 두 군데 있었습니다.
먼저 비용 정산 확인이 "위험 낮음"으로 나왔습니다. 업무 목록에 "비용 정산 확인"이라고만 적었으니, Claude는 이 일이 지급 승인과 이어진다는 사실을 알 수 없었습니다. 부서장이 "확인 결과로 지급이 결정된다"는 설명을 덧붙이자 위험이 높음으로 바뀌었습니다. 다음은 문의 분류였습니다. 고객지원팀이 이미 만들어 둔 흐름이 있었습니다. 부서 안에서만 지도를 그리면 옆 팀의 자동화가 보이지 않습니다. 경영지원부는 문의 분류를 지도에서 빼고, 고객지원팀 흐름의 결과 시트를 읽기만 하기로 했습니다.
최종 순서는 이랬습니다. 주간 실적 요약과 회의록 정리가 첫째. 비용 정산 확인은 효과가 컸지만 돈이 걸려 있어, 초안과 승인 단계를 두는 조건으로 둘째. 계약 갱신 알림은 규칙은 분명했지만 한 해에 몇 번 없는 일이라 뒤로 밀렸습니다. 회의를 마치기 전, 첫째 업무 두 개에 각각 주인과 대신 볼 사람의 이름, 만들 날짜를 적었습니다.
따라 하기
- 부서원들과 함께 반복 업무를 떠오르는 대로 모두 적습니다. 겹치는 것은 합칩니다. 성공 기준: 부서원 모두가 자기 업무를 하나 이상 올렸습니다.
- 옆 팀이 이미 만든 자동화가 있는지 확인합니다. 성공 기준: 겹치는 업무를 지도에서 빼거나 "옆 팀 흐름 사용"으로 표시했습니다.
- 업무마다 지도의 항목을 채웁니다. 규칙·되돌리기·트리거·필요한 스킬과 연결자·승인 단계·실패 알림·한 달 비용·담당자. 비용은 79단계의 계산으로 채웁니다. 성공 기준: 빈 곳은 비용 항목뿐이거나, 빈 곳마다 누가 언제까지 채울지 적혀 있습니다.
- 업무마다 효과(큼·작음)와 위험(높음·낮음)을 적습니다. 성공 기준: 위험 판정마다 "틀리면 무엇이 되돌릴 수 없나"에 대한 설명이 붙었습니다.
- 효과 큼·위험 낮음부터 순서를 매깁니다. 위험이 높은 일에는 "초안까지만"과 승인 단계를 붙입니다. 성공 기준: 순서가 매겨졌고, 위험 높은 일마다 승인 단계가 적혀 있습니다.
- 첫째 업무 하나를 골라 주인, 대신 볼 사람, 만들 날짜를 정합니다. 분기마다 지도를 다시 열 날짜도 달력에 넣습니다. 성공 기준: 사람 이름 둘과 날짜 둘이 적혔습니다.
복사해 쓰는 프롬프트
우리 부서의 반복 업무 목록이다. 자동화 지도를 표로 만들어 줘.
부서: [부서 이름과 하는 일 한 줄]
업무 목록: [한 줄에 하나씩. 알면 주기, 걸리는 시간, 하는 사람 수, 결과가 어디로 이어지는지도]
이미 있는 것: [만들어 둔 스킬, 연결해 둔 연결자, 쓰는 외부 자동화 도구, 옆 팀이 만든 흐름]
표의 열: 업무 / 규칙이 분명한가 / 되돌릴 수 있는가 / 트리거(시각·새 메일·새 파일·버튼) / 필요한 스킬·연결자 / 승인 단계 필요 여부 / 실패를 알아채는 장치 / 효과(큼·작음) / 위험(높음·낮음) / 추천 순서 / 담당자
비용 열과 담당자 열은 만들어 두되 비워 둔다. 비용은 내가 공식 요금표를 보고 채우고, 담당자는 부서에서 정한다.
위험을 판단할 때는 결과가 돈·외부 발송·삭제로 이어지는지를 먼저 본다.
판단에 필요한 정보가 부족한 업무는 표 아래에 질문으로 따로 모아 줘.
막히면 이렇게
| 증상 | 원인 | 처방 |
|---|---|---|
| 모든 업무가 첫째라고 합니다 | 효과만 보고 위험을 따로 매기지 않았습니다 | 효과·위험 표의 네 칸 가운데 하나에 넣게 하고, 위험 판정마다 이유를 붙이게 합니다 |
| 위험이 낮게 나왔는데 불안합니다 | 업무 목록에 결과가 어디로 이어지는지 빠졌습니다 | "이 결과로 무엇이 결정되는가"를 업무마다 덧붙여 다시 판정합니다 |
| 지도를 그렸는데 아무것도 안 만들어집니다 | 주인과 날짜가 없습니다 | 첫째 업무 하나에만 주인 이름과 날짜를 붙이고 거기서 시작합니다 |
| 담당자가 팀 이름으로 적혀 있습니다 | 주인을 정하기가 부담스럽습니다 | 사람 이름 하나와 대신 볼 사람 하나를 적습니다. 둘 다 없으면 만들지 않습니다 |
스스로 점검
- ☐ 지도의 모든 자동화에 사람 이름이 붙어 있습니까?
- ☐ 위험 높은 업무마다 승인 단계가 적혀 있습니까?
- ☐ 지도를 다시 열 날짜가 달력에 있습니까?
점검 해설 보기
- 지도의 모든 자동화 담당자 란에 팀 이름 대신 사람 이름 하나가 적혀 있고, 대신 볼 사람도 한 명 더 적혀 있으면 통과입니다. "경영지원팀"처럼 적혀 있다면 「모든 자동화에는 주인이 있다」를 다시 읽고, 주인을 정하지 못한 업무는 만들지 않습니다.
- 위험 높음으로 판정한 업무마다 "초안까지만"과 승인 단계가 적혀 있고, 틀리면 무엇이 되돌릴 수 없는지 설명이 붙어 있으면 통과입니다. 위험이 낮게 나와 불안하다면 「막히면 이렇게」대로 "이 결과로 무엇이 결정되는가"를 업무마다 덧붙여 다시 판정합니다.
- 분기마다 지도를 다시 여는 반복 일정이 달력에 들어 있으면 통과입니다. 없다면 지금 넣고, 다시 열 때 할 일(새 업무 더하기, 잘 도는지 적기, 효과 없는 자동화 끄기)을 일정 메모에 적어 둡니다.
기억할 것
- 효과 크고 위험 낮은 일부터. 모든 자동화에는 주인 한 명의 이름이 붙습니다.
- 지도는 분기마다 다시 엽니다. 새 업무를 더하고, 효과 없는 자동화는 끕니다.