제9부 · 알아서 돌아가게 만들기

월요일 아침, 출근해 노트북을 열었더니 지난주 실적 요약이 벌써 폴더에 들어 있습니다. 밤사이 들어온 고객 문의는 유형별로 나뉘어 시트에 쌓여 있고, 급한 두 건은 담당자 채널에 알림까지 가 있습니다. 아무도 시키지 않았는데 말입니다.

제6부에서 반복 업무를 스킬로 정리했고, 제8부에서 메일·문서 창고·메신저를 Claude에 연결했습니다. 그래도 지금까지는 늘 내가 먼저 말을 걸어야 했습니다. 대화창을 열고, 할 일을 적고, 결과를 받았습니다. 제9부에서는 그 첫마디를 시간과 사건에 넘깁니다. 월요일 아침이 되면, 새 메일이 오면, 폴더에 파일이 올라오면 일이 저절로 시작되게 합니다.

자동화에 새 기술이 필요하지는 않습니다. 이미 만든 스킬과 연결자를 정해진 시각이나 사건에 묶어 두면 됩니다. 그래서 이 부는 앞 부의 결과물을 재료로 씁니다. 만들어 둔 스킬이 없거나 연결해 둔 연결자가 하나도 없다면, 제6부와 제8부로 돌아가 하나씩 만들어 오는 편이 빠릅니다. 재료 없이 자동화부터 짜면 무엇을 돌릴지 모르는 빈 틀만 남습니다.

'저절로'라는 말을 사람이 빠진다는 뜻으로 받아들이지 않았으면 합니다. 바뀌는 것은 사람이 서는 곳입니다. 손으로 할 때는 처음부터 끝까지 사람이 붙어 있었지만, 자동화한 뒤에는 세 곳에만 섭니다. 무엇을 돌릴지 정하는 처음, 밖으로 나가기 직전의 승인, 멈췄을 때 알아채는 점검. 이 부의 아홉 단계는 이 세 곳을 차례로 만들어 갑니다.

순서는 이렇습니다. 72단계에서 자동화할 일을 고르고, 73단계에서 손으로 한 순서를 여섯 줄로 적습니다. 74단계에서 언제 시작할지 정하고, 정해진 때 도는 작업을 하나 예약합니다. 75단계와 76단계에서는 외부 자동화 도구의 흐름 속에 Claude를 한 단계로 넣어, 메일 한 통이 시트의 한 행이 되기까지를 끝까지 이어 봅니다. 77단계부터 79단계까지는 그 흐름을 안전하게 다듬습니다. 승인 단계를 두고, 실패 알림을 달고, 비용을 계산합니다. 마지막 80단계에서는 부서 전체로 시야를 넓혀 자동화 지도를 그립니다. ChatGPT와 Codex를 함께 쓰는 팀을 위해, 도구에 따라 방법이 갈리는 단계에는 ChatGPT의 예약 작업, OpenAI API, codex exec에서 같은 일을 하는 방법을 상자로 덧붙였습니다.

이 부에서는 두 흐름을 끝까지 따라갑니다. 하나는 사람이 생각하는 순서인 설계의 여섯 줄입니다. 무엇을 얻으려는가, 재료는 어디 있는가, 어떤 지시를 주는가, 무엇이 나오는가, 누가 보는가, 누구에게 가는가. 다른 하나는 기계가 움직이는 순서인 여섯 단계입니다. 새 메일, 내용 꺼내기, Claude에게 넘기기, 분류·요약, 시트 기록과 담당자 알림, 보관. 앞의 여섯 줄을 제대로 적어 두면 뒤의 여섯 단계는 거의 옮겨 적기만 하면 됩니다.

이 부를 마치면 정해진 때 저절로 도는 흐름 하나가 손에 남습니다. 그 곁에는 세 가지가 함께 붙습니다. 흐름이 멈췄을 때 알려 주는 장치, 밖으로 나가기 전에 내가 누르는 승인 버튼, 한 달에 얼마가 드는지 계산한 표. 이 셋이 빠진 자동화는 사실상 방치에 가깝습니다.

제9부를 마치며

제9부에서 한 일을 돌아봅시다. 자동화할 일을 골랐고, 손으로 한 순서를 여섯 줄로 적었고, 시작 신호를 정해 흐름을 시간과 사건에 연결했습니다. 그리고 그 흐름이 밖으로 함부로 나가지 않도록, 조용히 멈추지 않도록, 청구서로 놀라게 하지 않도록 세 겹의 장치를 붙였습니다. 아래 목록에서 표시하지 못한 것이 있으면 해당 단계로 돌아갑니다.

• ☐ 규칙이 분명하고 되돌릴 수 있는 업무 하나를 골라 여섯 줄(무엇을 얻으려는가·재료는 어디 있는가·어떤 지시를 주는가·무엇이 나오는가·누가 보는가·누구에게 가는가)로 적었습니다.
• ☐ 그 업무를 한 번 손으로 돌려 결과를 확인한 뒤, 정해진 때 도는 작업으로 예약했습니다.
• ☐ 새 메일 → 내용 꺼내기 → Claude에게 넘기기 → 분류·요약 → 시트 기록과 담당자 알림 → 보관의 여섯 단계를 샘플 메일로 끝까지 이었습니다.
• ☐ 밖으로 나가거나 되돌릴 수 없는 단계 앞에 승인 단계를 두었고, 무엇을 보고 누르는지 적었습니다.
• ☐ 흐름이 멈추거나 결과가 비었을 때 두 사람 이상에게 알림이 오게 만들었습니다.
• ☐ 한 달 실행 횟수 × 1회 비용을 공식 요금표와 실제 사용량으로 계산해 적었습니다.
• ☐ 부서 자동화 지도를 그리고 담당자 이름을 붙였습니다.

이 부의 과제

과제: 저절로 도는 흐름 하나와 그 운영 서류

부서의 실제 반복 업무 하나를 골라, 정해진 때나 사건에 맞춰 저절로 도는 흐름을 만들고 몇 주 운영합니다. 실습 중에는 회사 기밀이나 고객 개인정보가 없는 샘플 자료를 쓰고, 실제 자료에 붙이기 전에 회사 규정과 IT 담당의 확인을 받습니다.

제출물은 다섯 가지입니다.

1. 여섯 줄 설계서. 무엇을 얻으려는가부터 누구에게 가는가까지 여섯 줄. 손으로 할 때 찾아낸 판단이 규칙으로 들어 있어야 합니다.
2. 흐름 그림 한 장. 시작 신호부터 보관까지의 단계를 순서대로 그리고, 단계마다 "자동화" 또는 "사람"을 표시합니다. 승인 단계와 실패 알림이 어디에 붙는지 보여야 합니다.
3. 실행 기록. 흐름이 정해진 때 돌아 만든 결과물 세 번 이상. 결과마다 읽은 원본 건수가 적혀 있고, 사람이 원본과 대조한 숫자 하나에 표시가 되어 있습니다.
4. 비용 계산표. 한 달 실행 횟수, 몰리는 날 횟수, 1회 사용량, 1회 비용, 한 달 비용. 요금표를 본 날짜가 함께 적혀 있습니다.
5. 부서 자동화 지도. 80단계의 항목을 채운 표. 이번에 만든 흐름이 첫 행에 있고, 다음 순서의 업무 하나에 주인과 날짜가 적혀 있습니다.

완료 기준은 다음과 같습니다.

• 흐름이 사람이 누르지 않아도 정해진 때나 사건에 맞춰 세 번 이상 돌았습니다.
• 흐름 어디에도 승인 없이 밖으로 보내거나, 결제하거나, 지우는 단계가 없습니다.
• 일부러 실패시켜 봤을 때(원본 이름을 잠시 바꾸는 등) 두 사람 이상이 알림을 받았습니다.
• 자료가 없을 때 빈 결과 대신 "없음"을 적은 메모가 남습니다.
• 흐름에 주인 한 명과 대신 볼 사람 한 명의 이름이 붙어 있습니다.

다음 제10부에서는 새 도구를 배우지 않습니다. 지금까지 익힌 스킬, Cowork, 연결자, 자동화, 그리고 제3·4부의 Claude Code와 Codex, 제5부의 브라우저와 컴퓨터 사용을 경영 보고, 영업, 인사, 고객 지원 같은 부서의 실제 업무에 대 봅니다. ChatGPT를 쓰는 팀이라면 같은 일을 Work와 예약 작업으로 옮겨 따라 하면 됩니다. 거기서도 핵심은 맡기고 판단하는 법입니다. 이 부에서 익힌 습관은 부서 업무에서도 그대로 쓰입니다. 계획을 먼저 받아 읽고, 되돌릴 수 있게 해 두고, 다 됐다는 말 대신 직접 돌려 봅니다.